オンラインワークショップ・ふりかえりでホワイトボードツールを使いこなそう

この記事について

オンラインホワイトボードツールを使った、ワークショップ・ふりかえりでのファシリテーション方法を紹介します。MiroやMURALといったツールをうまく使いこなして、オンラインワークショップをより楽しく・効果的なものにしていきましょう。

想定しているのは、少人数（〜6人）・全員リモート・音声のみで顔が見えない、というワークショップです。カメラありの場でも、もちろんそのまま使えます。

導入編

目的を全員で確認し合おう。ワークショップには、「呼ばれたから来た」「よくわからないけど参加する」という人も少なからずいますし、目的を誤認して「◯◯をやると思っていたのに」という人もいます。まず最初に、何のためにここに集まってもらったのかを主催者が説明しましょう。そして、その目的を聞いて「どんなことを思ったか」「他に話したいことはないか」を全員で出し合い、全員でマージした目的をもとにワークを進めていきます。

ツールの使い方に慣れる時間を取ろう。参加者全員がホワイトボードツールを使ったことがあるとは限りません。最初に3分ほど、アイスブレイクを兼ねてツールに慣れる時間を取りましょう。ふりかえりなら「この期間で最も印象に残っていることを、付箋やアイコンで表現してみましょう」とすれば、記憶を揺り起こしながらツールにも慣れられて一石二鳥です。初対面同士なら、付箋で自己紹介を書くワークが次につながります。

返事をしよう。「◯◯でいいですか？」「…」「大丈夫…かな。次いきましょう」。オンラインでありがちなこの「間」は、積み重なると長時間のワークショップでボディーブローのように効いてきます。問いかけには「大丈夫です」「OKです」と声に出して返事をし合う文化を、最初に作っておきましょう。

どこを話しているか、カーソルで示そう。オンラインでは「あれ」「これ」が通じません。MiroもMURALも他の人のマウス位置が見えるので、話すときは自分のマウスをその場所に合わせ、「私のマウスの場所に来てください」と誘導すると、意見の共有がぐっとやりやすくなります。

ファシリテート編

枠を作ってロックしよう。オンラインだと「どこに付箋を書けばいいのか」が分かりにくくなります。事前に「ここに貼る」という枠を四角のオブジェクトやフレームで作って誘導しましょう。枠のオブジェクトは、選択されると動いてしまいワークの邪魔になるので、右クリックからロックしておくのがポイントです。

付箋の小ワザを少しずつ共有しよう。色や大きさを変えられること、適宜改行しないと文字が小さくなること、付箋同士を線でつなげられること、タグを付けられること（記名に使えます）。こうしたツールごとの小ワザを、ワークの合間に少しずつ紹介していくと、参加者の表現力が上がっていきます。

タイムボックスを可視化しよう。時間は見える場所に置きましょう。ツールのタイマー機能を使ってもいいですし、「◯◯分まで」と付箋で大きく貼っておくだけでも十分です。

凡例を用意しよう。付箋の色分けの凡例をあらかじめ作っておくと、意見の分類に使えます。ただし色が多すぎると混乱のもと。最初は最大でも4色程度にして、ワークの途中で必要になったら徐々に増やしていきましょう。

付箋の位置とつながりで表現しよう。付箋はきれいに一列に並べがちですが、最初からバラバラに配置したほうが、あとで動かしたり、つながりを表現したりしやすくなります。関連する付箋は重ねたり近づけたり、離れた付箋は線でつないだり。位置関係そのものが情報になります。

投票で絞り込もう。多数のアイデアから選ぶ場面では、アイコンや丸形のオブジェクトを使って投票しましょう。進め方はドット投票が参考になります。

おわりに

ここではMiro・MURALを中心に紹介しましたが、FigJamなど他のツールでも基本は同じです。オンラインのふりかえり全般のコツはリモートふりかえりのススメにもまとめていますので、あわせてどうぞ。色々試してみて、面白い使い方があれば、ぜひ教えてください。