アジェンダは、その場で組み替えていい

ふりかえりのアジェンダを、前の晩にきっちり組んだとします。DPAで10分、KPTで40分、SMARTで20分、+/Δで10分。手法も問いも決めた。準備は完璧です。

そして当日、チェックインで全員が明らかに疲れている。前日に障害対応があって、みんな疲弊している。

ここで予定どおりKPTを始めてしまうのが、いちばんもったいない進行です。

決めきったものを、そのまま実行しなくていい

ふりかえりのアジェンダは、確定した進行表ではありません。案です。

進行役をやっていると、準備したものを崩すことに抵抗が出ます。せっかく考えたのだし、途中で変えると場が混乱しそうだし、何より自分の準備不足に見えるのではないか、と。

でも、実際に起きているのは逆です。予定に合わない場を、予定のほうに合わせようとしている状態になります。疲れているチームに深掘りを要求し、盛り上がっている話を時間だからと打ち切り、出てきた問題を「今日のテーマではないので」と流す。守っているのは、チームではなくアジェンダです。

理想は、その場のメンバーの総意に応じて、進め方をその場で組み替えていくことです。そして組み替えは、思いつきでやるより、あらかじめ分岐を用意しておいたほうがずっとうまくいきます。

分岐を2〜3パターン用意しておく

やることはシンプルです。1本の進行を決めるのではなく、本命1つと、寄り道を1つか2つ用意します。

ここで大事なのは、寄り道は当てずっぽうで用意するものではない、ということです。

チームの中にいれば、あるいは近くで働いていれば、いまチームがどんな話をしたがっているかは、いくつか想像がつくはずです。今週はあの障害の話になりそうだな。新しい人が入ったから、まずお互いを知る時間がいるかもしれないな。そういう見当が、日々の会話や、朝会の空気や、チャットの流れから立ちます。

その見当を、そのまま寄り道の候補にします。ふりかえりの目的が変われば、組み立ても変わるからです。目的にどんな種類があるかは入門ガイドやふりかえり作成の目的の一覧で整理しているので、そちらを見ながら自分のチームで起こりそうなものを選んでください。

ここでは例として、2つ挙げます。本命がKPTのように期間全体をまるっと扱う手法だとして、そこから寄りやすい先です。

特定の問題に、もっとフォーカスしたい。大きめのトラブルがあった週、同じ問題が3回目の週。全体を薄く扱うより、1つを深く掘りたくなります
コミュニケーションや関係性の話をしたい。新しいメンバーが入った直後、意見がぶつかった週、なんとなく口数が減っている週。プロセスの改善より先に、人と人の間を扱いたくなります

こうした見当がついているなら、それぞれのオーソドックスな流れを頭に入れて、懐に忍ばせておく。当日ゼロから組む必要はありません。

問題にフォーカスする日の型

思い出しで出来事を並べ、扱う問題を1つに絞り、その1つだけを掘って、対策まで持っていきます。

タイムラインで出来事を時系列に並べる（20分）
ドット投票で、掘る問題を1つ選ぶ（5分）
5つのなぜで、選んだ問題の真因まで掘る（20分）
SMARTな目標で、対策を具体的な行動にする（15分）

肝は「1つに絞る」ところです。ここを飛ばすと、全部を掘ろうとして時間が溶けます。

コミュニケーションを扱う日の型

出来事の共有は軽くして、感じたことと、お互いへの見え方に時間を使います。

チェックインを長めに取り、いまの状態を全員が声に出す（10分）
学習マトリックスで、よかったこと・変えたいこと・アイデア・感謝を4象限で出す（30分）
感謝の象限を最後にじっくり共有する（15分）
一言ずつで締める（5分）

関係性を扱う回は、アクションを無理に出さなくて構いません。話せたこと自体が成果です。

こうした型を持っていれば、当日の判断は「本命のままか、想定していた先へ寄るか」だけになります。ゼロから考え直す必要がありません。チェックインの様子を見て「今日はこっちで行きましょうか」と口に出すだけで済む。判断が軽いから、実際に替えられます。

型は、メモに数行書いておくほうが確実です。当日の自分は、思っているより余裕がありません。

切り替えの合図を、先に決めておく

分岐があっても、いつ使うかが曖昧だと結局使いません。合図をセットで決めておきましょう。

同じ問題が3回目に出てきたら → 問題にフォーカスする型へ
前回のアクションが3つとも未着手だったら → 問題にフォーカスする型へ
チェックインで口数が明らかに減っていたら → コミュニケーションを扱う型へ
思い出しの付箋が10枚に届かなかったら → 深掘りをやめて、思い出しに時間を戻す

条件と行き先をつないでおくと、迷いが消えます。ここでも判断は「条件を満たしたかどうか」だけです。

そして、切り替えると決めたら声に出して宣言してください。「今日は疲れている人が多そうなので、予定を変えて軽めの手法にします」。黙って変えると、参加者からは進行がぐだぐだになったように見えます。宣言があれば、意図的な判断として伝わります。

目的そのものが変わることもある

もっと大きな組み替えもあります。そもそも今日ふりかえるべきことが、想定と違っていたという場合です。

プロセスの改善をテーマにしていたのに、話し始めたら他部署との連携で全員が困っていることが分かった。人間関係の話をするつもりだったのに、その前に仕様の認識がバラバラだと判明した。こういうことは、しょっちゅう起きます。

このとき、手法を替えるだけでは足りません。今日の目的を、その場で置き直す必要があります。

やり方は、場に返すことです。「いま出てきた連携の話、今日はこっちを扱ったほうがよさそうに見えます。どうしましょうか」。進行役が勝手に決めるのではなく、チームに聞く。総意で決まったテーマなら、その後の時間の使い方に全員が納得できます。

ただし、脱線と目的変更は別物です。見分ける問いはこれです。「その話は、今日この時間を使う価値がありますか」。全員が頷くなら目的変更、数人が首をかしげるなら脱線です。脱線は付箋に書いて置いておき、後で扱いましょう。

組み替えに失敗しても大丈夫

正直に書いておくと、組み替えはうまくいかないこともあります。

軽い手法に替えたら、逆に物足りなくて盛り上がらなかった。テーマを変えたら、思ったより話が広がらずに時間が余った。ここで「やっぱり予定どおりやればよかった」と思う日は、必ずあります。

それでも構いません。その場に合わせて最適なやり方をしようとした意思は、参加者に伝わります。「今日はこうしてみたけど、あまり噛み合わなかったですね」と最後に一言添えれば、それは失敗ではなく実験の報告になります。

そして、次にどうするかは、またみんなで決めればいい話です。むしろこれは、ふりかえりのふりかえりにとって最高の材料になります。「今日の切り替え、どうでした？」と聞けば、チームの好みが見えてきます。何回か繰り返すうちに、そのチームに合った分岐のパターンが溜まっていきます。

アジェンダをひとりで完璧に設計する必要はありません。最初の案を出すのが進行役の仕事で、そこから先はチームと一緒に組み替えていくものです。

まとめ

アジェンダは確定した進行表ではなく、案として持つ
本命1つと寄り道を1〜2つ。問題にフォーカスする型と、コミュニケーションを扱う型を懐に持っておく
切り替えの合図（条件）を先に決めておくと、実際に切り替えられる
替えるときは声に出して宣言する。黙って変えるとぐだぐだに見える
目的そのものが変わりそうなときは、進行役が決めずに場へ返す
脱線と目的変更は「今日この時間を使う価値があるか」で見分ける
組み替えて失敗しても構わない。次はまたみんなで決めればいい

分岐を作るときの手法選びは、ふりかえり作成で時間とテーマを入れると候補が出ます。やってみて噛み合わなかったときは、各手法ページの「うまくいかなかったときは」に、症状ごとの次の一手をまとめています。