ファシリテーターのあなたが、付箋をまとめて代弁していませんか

ふりかえりの進行を任されると、だんだん手際がよくなっていきます。似た付箋をさっと寄せて、順に読み上げて、「つまりこういうことですね」と確認して次へ進む。時間どおりに終わり、ボードもきれいに片づいている。

この進行は、傍から見ると上手です。ただ、上手に進めることと、いい話し合いになることは別です。手際のよさを追いかけていくと、いつのまにか意見がつぶれ、参加者が黙って見ているだけの場になっていることがあります。

この記事では、付箋の扱いで起きがちな2つの落とし穴と、その避け方をまとめます。

落とし穴1: 似ている付箋を、まとめてしまう

「情報共有が足りない」「認識がズレていた」「聞いていなかった」。言葉の似た付箋が並ぶと、寄せて丸で囲みたくなります。ボードは整理され、論点は3つに絞られ、進行としては前に進んでいる感じがします。

ですが、書かれている言葉が同じでも、書いた人の意図はまるで違うことがあります。さっきの3枚の裏側は、こんなふうにバラバラかもしれません。

これを「コミュニケーションの問題」とひとまとめにすると、出てくるアクションは「もっと共有しよう」になります。3人のうち誰にも効きません。1枚ずつ扱っていれば、朝会の時間をずらす、決定の経緯を1行残す、置き場所を1か所に決める、という別々の手が出ていたはずです。

まとめる前に、本人たちに聞いてください。

これとこれは、同じことを言っていますか？

違うと言われたら、無理にくっつけずに離しておきましょう。グルーピングは整理のための道具であって、話し合いの結論ではありません。付箋が散らかったまま終わる回があっても、まったく構いません。

もうひとつは、進行役が付箋を読み上げる進め方です。

「次はこれですね。資料の作り直しが大変だった。……つまり、資料のレビュー指摘が多かったということですね？」

「はい」

テンポはよく、全部の付箋を時間内にさばけます。けれどこの場に出てきたのは、書いた人の言葉ではなく進行役の解釈です。「はい」と答えるほうが早いので、本人は言い直しません。実際に書きたかった「誰に確認すればいいのか分からなくて止まっていた」は、最後まで場に出てきません。

これが続くと、2つのものが失われます。

ひとつは意見そのものです。要約された時点で、細部が落ちます。ふりかえりで効くアクションは、たいていその落とした細部のほうから出てきます。

もうひとつは自発性です。読み上げてもらえると分かっていれば、参加者は自分から話す必要がなくなります。書いて貼れば、あとは進行役が処理してくれる。そうやって、書く人と話す人が分かれていきます。

では、どう始めればいいか。全員に順番を割り振る必要はありません。最初のひとりだけ促して、あとは流れに任せます。

「左上の付箋から順に、書いた人が話していってください。そのあとは、自分の付箋かなと思ったら、自分から話してもらえれば大丈夫です。多少順番が前後してもかまいません」

この言い方には、3つの仕掛けがあります。

言葉にして許可を出すことが大事です。「自分から話していい」は、進行役にとっては当たり前でも、参加者にとっては明示されるまで分からないルールです。

促しても誰も話し出さないことはあります。そのときも、代わりに読み上げないでください。

まずは15〜20秒待ちます。体感ではかなり長く感じますが、話し出すタイミングを計っている人が言葉を見つけるには、それくらいの時間がいります。待ってもなお出てこないときは、代弁ではなく問いを足しましょう。

「どれからでもいいので、いちばん書きにくかったものはどれですか？」

このとき進行役が拾えるのは、内容ではなく順番と間合いです。誰の付箋を先に扱うか、どこで待つか、どこで問いを足すか。それだけで場は十分に動きます。

進行がうまくなるほど、まとめたくなるし、代わりに言いたくなります。手際のよさが、いちばん自然に意見をつぶします。整理は少し雑なくらいでちょうどいいと思っておくと、場の言葉が減りません。